Tan importante es para una
organización realizar una buena reunión,
como no realizarla cuando es innecesaria.
Cuatro claves para gestionar efectivamente una reunión.
Ciertamente
que dentro del sistema de comunicación
de una organización existen muchos canales
que permiten a sus miembros estar interrelacionados de manera armónica, compartir información, saber lo que
pasa en la organización, coordinar actividades, revisar el avance
de las mismas, entre otros aportes significativos que dichos canales pueden suscitar para el buen funcionamiento
de los
procesos organizacionales. Es de
destacar entre dichos canales, el aporte
que juegan las reuniones en la empresa como procedimiento esencial de trabajo utilizado por los
diferentes grupos con el fin de posibilitar el intercambio de ideas, pensamientos , actitudes o
sentimientos entre sus componentes.
Es
probable que alguna vez haya asistido a una reunión en la que sintió que malgastó inútilmente su tiempo.
La reflexión le conduce a pensar que habría sido más significativo haber pasado ese rato con sus
compañeros de equipo en la cafetería,
así fuera hablando trivialidades; que haber
asistido a dicha reunión
carente de sentido, orden y objetivos. Este tipo de
situaciones, conducen con frecuencia a que las personas en la organización no crean en los sistemas de trabajo cooperativo, generando
grandes dificultades para fomentarlo,
debido a la duda que tienen sobre su eficacia,
tras su erróneo planteamiento y mala puesta en práctica.
En
tal sentido; juega un papel importante comprender, que es tan importante realizar una buena reunión; como, optar por no realizar reuniones
insignificantes que conlleven a la pérdida de tiempo
y atraso en las tareas u objetivos de
quienes tiene que asistir a dicha
reunión.
Para evitar
tales situaciones, es necesario tener presente los siguientes aspectos a la
hora de gestionar
una reunión, los cuales se constituyen en puntos
fundamentales para realizar una reunión efectiva, aspectos que han de tener presente de manera especial quienes tienen la tarea de
dirigir equipos o personal.
1.
Identificar los
elementos de una reunión. Es fundamental tener presente antes de convocar y desarrollar una reunión una serie de condiciones
que podrían afectar los objetivos de
la misma, tales como el factor humano, la
disposición para la realización y
sobre todo la necesidad de la misma.
· Elementos previos. En este aspecto es clave verificar la necesidad de la
reunión, y de igual manera constatar
si no existen otros medios o
alternativas que cumplan el objetivo de la misma ya que si se evita se reducen costes, tiempo, y sobre todo se evitan las interrupciones en las tareas.
Entre los
elementos que se han de
tener presente hay que destacar: tener un objetivo claro, fijar
el orden del día, preparar la reunión; tanto los que la dirigen, como los convocados,
lo que implica difundir con antelación
la información pertinente; garantizar
la asistencia de los
participantes claves,
limitar la duración estableciendo un tiempo, convocar los participantes que en realidad sean necesarios e informarles sobre
su papel en la reunión.
·
Elementos personales. Este punto corresponde
a identificar y diferenciar quién dirige
la reunión y quiénes son los
participantes. Cada uno tiene sus
funciones y deben estar claramente
identificadas.
Para provecho de
quien dirige la reunión es
de gran aporte identificar en los
participantes: el líder, personalidad
fuerte del grupo; el moderador que procura calmar las tensiones, el
experto quien trasmite información precisa de aspectos determinados, el
clarificador es la persona que pide
explicaciones y precisa términos; el acelerador es quien sufre cuando el
grupo se desvía del objetivo; el
alentador se caracteriza por encontrar las palabras justas para reconocer la participación de
los demás, el líder institucional,
persona de más autoridad en la reunión;
el crítico es la persona que censura todo lo que se dice y el jovial que busca hacer reír
y encontrar el lado humorístico a todo.
·
Distribución y lugar de la
reunión. Este elemento conduce a identificar la
distribución de las personas en la
reunión y tener presente la elección de un lugar adecuado para la
misma. Entre las distribuciones se resaltan la
disposición en U, en aula, espiga
o V, mesa central, anfiteatro y
auditorio o escenario.
2. Identificar
y diferenciar los diversos tipos de
reuniones. Este
aspecto es de importancia para el
proceso previo a la
reunión ya que permite identificar
hacia dónde se dirige
la reunión, qué clase
de reunión es y así poder prepararla.
Entre los
tipos de reuniones encontramos:
· La
reunión informativa: la(s) persona(s)
que dirige(n) la reunión transmite(n) una
información necesaria o
conveniente a los participantes y luego hace
claridades ante las dudas. Aquí no
hay lugar a discusiones sobre
la información presentada, para eso
es conveniente asignar límite
de tiempo a la
rueda de consultas.
· Consultivo
–deliberativas. Se busca estudiar o analizar propuestas o soluciones a temas y problemas que pueden
tener planteado un equipo de
trabajo. En estas reuniones no
se toman
decisiones, bien porque no es función del grupo de trabajo, solo se requiere
de sus propuestas a las personas responsables de la reunión o
ya sea porque la
decisión será tarea de una
reunión posterior cuando haya mayor
consenso y claridad.
· Formativa.
Busca crear opinión y
formar a los miembros
del grupo sobre temas en que necesiten información y forjar un criterio.
· Decisorias.
Tiene como objetivo tomar una decisión conjunta
acerca de un tema determinado.
3.
Desarrollar las
fases de una reunión. La
clave
de una reunión efectiva está
en su preparación, para ello hay
que tener presente las siguientes
fases.
·
Fase de análisis y estudio
de la necesidad. Como se
expuso anteriormente, quien prepara una
reunión debe plantearse la real necesidad de realizarla, la cual puede
ser en dos sentidos: teórica, es decir para
comunicar, pedir una opinión o consulta, y tomar decisiones; la segunda necesidad puede ser de interrelación o comunicación en la cual se
busca fomentar buenas relaciones interpersonales, fomentar buen
clima laboral o potenciar las
relaciones entre los miembros
del equipo de trabajo.
·
Fase de
preparación. Preparar implica definir los objetivos, elegir los participantes, planificar el
desarrollo de la reunión(orden
del día), organizar el material de la reunión, aquí es importante un
recordatorio de la reunión por escrito,
recopilar los documentos que se utilizarán, adecuar la sala y detalles de logística; finalmente analizar
los problemas previsibles.
·
Inicio de la reunión. Hay que
destacar la importancia de
iniciar con puntualidad, hacer una breve
presentación personal, clarificar el
orden del día, priorizar el tratamiento
de los puntos del orden del día, precisar el objetivo. Siempre se requiere al inicio de toda reunión, leer el acta de la reunión anterior
y revisar los acuerdos.
·
Desarrollo de la reunión. Es fundamental
que el
responsable de dirigir la
reunión ejecute la agenda, pero
de igual importancia es que exprese seguridad y dominio del grupo, maneje
gestos y posturas adecuadas. Que aplique
técnicas de participación por parte
de los participantes mediante la reformulación de preguntas y la reestimulación
con preguntas, la invitación directa a
participar, hacer preguntas eco y preguntas
rebotes, entre otras.
·
Fin de la reunión. Es fundamental
terminar la reunión con una conclusión en la que se
realice una síntesis que sea
breve, concisa, con una
estructura que defina los puntos principales, secundarios y conclusión,
debe ser fiel y neutral.
Además quien dirige
al reunión debe asegurarse
que al
final se fijen los acuerdos y decisiones, las actividades
que harán posible la puesta en marcha de los acuerdos y designar responsables del seguimiento y ejecución
de cada acción.
·
Seguimiento de los acuerdos. La reunión
tiene su trascendencia en el cumplimento
de los
acuerdos, los cuales reflejan la efectividad
de la misma; por ende es importante hacerle seguimiento a dichos
acuerdos, donde juega un papel
importante el acta de la
reunión y su lectura en
la siguiente reunión.
4. Evitar en una reunión.
·
Imponer
la agenda por encima
de todo, eso es reducir la
participación de los asistentes, lo
cual puede generar perdida de interés.
·
Demorar el comienzo
dela reunión o ser el último en llegar.
·
Permitir
que alguien hable demasiado generando monólogos que hacen pesada
la reunión y merman el interés de los
demás.
·
Permitir
que
alguien avasalle a otro, estos actos
desacreditan al autoridad del
director de la reunión y coarta la participación de lo demás.
·
Reñir
a algún participante, es recomendable
utilizar otros medios para llamar
la atención u otro momento
donde no genere lesiones a la autoestima de la persona.
·
Trivializar
o bromear con temas que son de vital importancia para
los participantes o que requieren
mayor seriedad.
·
Extender
la reunión demasiado o pasarse del tiempo establecido.
·
Permitir
que la reunión termine sin haber
realizado la conclusión.
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