"Aprendamos a decir las cosas con presteza,
claramente, de forma sencilla y con una determinación serena: hablemos poco,
pero con claridad; no digamos más que lo que es estrictamente necesario."
(Emile Coué).
Jefes pobres en
comunicación, ricos en dificultades.
Ser un buen comunicador(a) es una cualidad fundamental en el ámbito
laboral, de manera especial para
quienes tiene la responsabilidad de ejercer el rol de jefes en una organización; tan importante es la capacidad
de comunicación, que la carencia
de esta habilidad en muchos jefes, es la
causa de grandes dificultades en el
clima laboral, en el desarrollo de las
tareas de un equipo de trabajo y por ende en la consecución de
los objetivos corporativos.
Este artículo está centrado en la importancia y las implicaciones
que tiene en una
organización, la calidad
de la comunicación de quienes
se desempeñan como jefes.
Siendo
la comunicación un elemento fundamental
en la vida del ser humano y por ende en el desarrollo
del diario vivir de una organización, es importante
que quien ejerce la difícil tarea
de ser jefe, tome conciencia de la
calidad de su comunicación.
Pues la ausencia de conciencia
sobre la mala calidad en la comunicación es quizás
el principal problema que tienen
los jefes en su comunicación.
Lo hacen mal pero no son conscientes o no asumen que lo están haciendo mal, por ello terminan creyendo
que son los demás los que no los entienden a ellos, olvidando que la eficacia
de comunicación del emisor está en el receptor; es decir,
en cuánto de lo que se expresa es
escuchado y comprendido correctamente.
La
pobreza a la hora
de comunicar hace al jefe rico en dificultad. Pues una
mala comunicación trae consigo una
cadena de problemas ya que
los demás tendrán que
hacer un esfuerzo para
entender lo que el jefe ha dicho, descubrir lo que
no dijo, saber qué
piensa y qué es
lo que espera de su equipo de trabajo; situaciones que fomentan el chisme y los rumores, conducen a la perdida de la
confianza y aprecio, la gente no
sabe cómo actuar en ciertos casos, hay desconocimiento recíproco y
toca recurrir a la
imaginación para suponer lo que
el directivo no dijo.
Comunicar no es
solo hablar, ni la comunicación
está limitada a la mera transmisión de información, comunicar va mucho más
allá. Tiene que ver
con la capacidad de saber
trasmitir la información,
saber escuchar a los
demás, informar oportunamente,
con la información precisa y suficiente,
saber expresar lo fundamental y lo
importante . El jefe que se
comunica adecuadamente es cercano, conoce y se
relaciona con su gente,
se implica en las situaciones de la empresa de
donde recibe información de primera
fuente sobre lo que está sucediendo.
Propongo
algunas claves importantes que aplicándolas correctamente le permiten a un jefe
mejorar su comunicación.
1. Comunicar
con precisión la información que trasmite. Quizás una de
las dificultades más frecuentes
que afronta un empleado es la
imprecisión de la información que
le trasmite el jefe. Por
ello, como jefe hay que
esforzarse siempre en ser preciso a la hora
de dar una información; es
decir, estar atento al grado
de exactitud o especificidad que se aplica
en el mensaje, buscando que el receptor
comprenda adecuadamente el alcance del mismo.
En su texto “no le
entiendo jefe”, Ignacio Arizmendi
Posada dice: “la precisión optimiza la
claridad, le da luz al hacerla
más plena porque evidencia al
destinatario aspectos singulares en el mensaje de modo que no haya falsa
interpretación, vacío alguno, o al menos
que el vacío se de en un grado
inocuo. Se opone a lo abstracto, a lo
vago, a lo general, a lo etéreo”.
Ser preciso es decir cuándo, dónde,
quién, cómo. Mientras más se limiten la posibilidades de ambigüedades, mayor será
la precisión. No es lo mismo decir: la reunión podría ser entre el miércoles y el viernes, más o menos a
las cinco y pico de la tarde, en la planta de la empresa, que
decir la reunión será el viernes
a las cinco en punto de la tarde, en la
sala de juntas.
2.
Ser conciso a la hora
de comunicar. Ser
conciso tiene que ver
con encontrar el punto de
equilibrio entre lo lacónico y lo
extenso, no caer en el riesgo de restar información
fundamental e importante por tratar de no ser
extenso; pero también evitar caer en
el extremo de sobrecargar la
comunicación de información irrelevante
que al final termina quitándole fuerza
a lo fundamental. Para ser conciso es necesario que el
emisor tenga presente algunos
aspectos como:
·
Lo fundamental. Es
decir, aquello que no se puede dejar
de informar, lo que todas
las personas a quienes
se dirige el mensaje deben saber. Es la parte que le
da esencia al
mensaje.
·
Lo importante. Tiene que
ver con la parte
de la comunicación que interesa de
manera particular a una persona, además de lo fundamental, lo que para
una persona es relevante, en
ese sentido si el mensaje
va dirigido a varias personas hay
que tener presente qué es lo
importante para cada interesado o para cada grupo de interés.
·
El
tema. La importancia o la
novedad del tema definen la
longitud con la que se debe
elaborar. Si es un tema del que
ya se ha venido
comunicando información no es
necesario hacer extenso
repitiendo lo que ya se ha dicho.
·
El destinatario. La extensión depende del nivel información que
maneje el destinatario, también el interviene el nivel de formación que ya que le permite comprender
con mayor o menor
claridad la información.
3. Discernir
cuándo ser directo o cuando ser
indirecto al comunicar un mensaje. Esta situación
es una habilidad que debe
desarrollar el jefe para saber actuar
adecuadamente en cada situación.
Hay momentos que exigen del jefe una actitud directa para dar una información a
un empleado o a un grupo de
trabajadores de acuerdo a situaciones
como: la limitación del tiempo, la
amplitud de temas por
tratar, la madurez personal del destinatario, la naturaleza del
tema que no justifica dar rodeos para
informarlo; de igual manera hay circunstancias
en la que se requiere todo lo contrario ya que
se requiere ganar la
atención del oyente,
sensibilizarlo para algo. Juega un papel
importante también la gravedad del asunto.
4. Ser
oportuno en la comunicación. Ser oportuno está relacionado
con la capacidad
del jefe para dar la información útil
o pertinente para una situación concreta;
y darla en el momento indicado de manera que
su pertinencia y utilidad puedan
ser utilizadas en el momento que se requiere.
5.
Saber informarse bien. En la medida que el jefe se relaciona con su gente, que interactúa, visita
los puestos de trabajo y
es capaz de entrar en la convivencia
del día a día
de su
empresa, puede tener información
adecuada que le
ayuda a tomar decisiones y saber lo que pasa. Quien tiene
la información tiene el poder, de manera que si el directivo se informa, no depende
de lo que le digan
otros para tomar una decisión. Para desarrollar
esta acción el jefe debe saber discernir entre
la información importante y el
chisme de pasillo, no tragar
entero, saber escuchar al uno
y al otro, verificar la
información e ir a la fuente y
constatar.
6.
Verificar que
le han entendido. Es muy frecuente
que la información dada no
sea comprendida adecuadamente o se reciba
de manera incompleta, el receptor no
logra captar bien la
información y adicionalmente
la recibe incompleta ya sea por distracción
u otro motivo. Para ello es
fundamental dos pasos: en primera
instancia preguntar al empleado si ha
entendido y segundo no quedarse con la mera repuesta; sino, verificar que lo ha
entendido, para ello es útil valerse del parafraseo como técnica que permite comprobar que el
receptor ha entendido verdaderamente lo que se le ha
comunicado. En tal sentido es
importante que el jefe
genere confianza, que sepa
preguntar en un tono cordial y
respetuoso de manera que el empleado no se sienta presionado o torpe en caso de
no haber entendido lo que en realidad el jefe
le quería comunicar.
En
la medida que el jefe se comunique adecuadamente, los beneficios
de su buena
comunicación giraran en torno
a sus gestión y su liderazgo, si el jefe comunica y lo hace bien, su personal estará alineado con los objetivos organizacionales que generarán resultados positivos no solo
para al empresa, sino para su desempeño profesional como jefe.
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